Gestion des renseignements personnels et confidentiels

La présente Politique consigne les mesures et pratiques que le CAE Memphrémagog a mises en place afin d’encadrer sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels et de protéger les renseignements personnels.

La présente Politique a pour objet principal de vous informer  :

• Des moyens utilisés pour recueillir des renseignements personnels ;
• De la nature des renseignements personnels qui sont recueillis et des fins poursuivies par ces renseignements personnels ;
• De la façon dont le CAE Memphrémagog peut utiliser les renseignements personnels ainsi que des tiers auxquels il est susceptible de communiquer ces renseignements personnels, le cas échéant ;
• Des différentes mesures de sécurité mises en place afin de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels ; et
• Des droits dont vous bénéficiez à l’égard des renseignements personnels colligés par le CAE
• Memphrémagog, notamment pour accéder à vos renseignements personnels ou demander la rectification d’un renseignement personnel inexact, le cas échéant.

En transmettant un ou plusieurs renseignements personnels au CAE Memphrémagog par l’intermédiaire d’un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé ou de votre utilisation du Site Web, vous consentez expressément à ce que le CAE Memphrémagog collige, utilise, communique et conserve ces renseignements personnels conformément aux termes, modalités et conditions prévus dans la présente Politique.

Les renseignements sont collectés par divers moyens :

• Automatiquement en vous connectant au Site Web;
• Automatiquement par l’usage de témoins de connexions ou de pixels sur le Site Web;
• Par courriel ;
• Par voie téléphonique;
• Par la communication de renseignements personnels par la poste;
• Par la communication de renseignements personnels en personne;
• En remplissant un formulaire papier lors d’une rencontre;
• En remplissant un formulaire sur le site Web du CAE Memphrémagog.

Ou par tout autre moyen nécessaire à une collecte sécuritaire des données.

Les renseignements personnels suivants peuvent être recueillis :

• Nom et prénom;
• Adresse physique ou courriel;
• No téléphone personnel;
• No carte de crédit;
• No assurance sociale;
• Nom de l’institution bancaire;
• Bilan personnel;
• Dossier de crédit;
• Curriculum vitae;
• Police d’assurance;
• Date de naissance;

Ou tout autre renseignement personnel nécessaire à l’analyse d’une demande de support ou de financement.

Les renseignements personnels sont collectés pour accomplir les fins suivantes :

• Communiquer avec des clients potentiels et assurer que la communication à leur égard soit personnalisée;
• Réaliser de la publicité auprès de clients ou de clients potentiels;
• Satisfaire les demandes de clients ou de visiteurs du Site Web;
• Évaluer les besoins et intérêts de la clientèle;
• Assurer qu’un visiteur puisse se connecter au Site Web;
• Assurer que le Site Web fonctionne convenablement;
• Améliorer la performance du Site web et son efficacité à retenir des visiteurs;
• Identifier le régime législatif auquel les renseignements personnels des visiteurs du Site Web sont soumis;
• Réaliser de la publicité auprès de clients, des visiteurs ou de clients potentiels;
• Assurer la conformité à une Loi, à une ordonnance d’un tribunal ou à une procédure judiciaire;
• Assurer la protection légale de l’Organisation;
• Évaluer et améliorer les mesures de protection et de sécurité;
• Prévenir ou détecter la fraude; et
• Satisfaire les plaintes, demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement.

Ou toute autre fin nécessaire à une bonne gestion de dossier.

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des fins énumérées à la section précédente de la présente Politique ou pour la durée requise pour nous conformer à nos obligations statutaires, selon la plus tardive de ces échéances.

Les renseignements personnels recueillis sont détruits dès l’accomplissement des fins pour lesquelles ils ont été recueillis à moins, bien sûr, qu’une loi ou règlement n’oblige le CAE Memphrémagog à les conserver ou qu’une loi ou règlement n’impose un délai de conservation spécifique.

Le CAE Memphrémagog communique les renseignements personnels :

• À ses employés s’ils ont besoin d’avoir accès à ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions ;
• À toute autre personne ou entité, lorsque la communication est prescrite ou permise par la législation applicable sans le consentement de la personne concernée, ou encore avec le consentement de la personne concernée;
• À des partenaires d’affaires, lorsque l’entreprise, l’organisation ou l’entrepreneur aura donné son approbation en signant les documents requis;
• À des consultants externes avec qui le CAE Memphrémagog a conclu une entente contractuelle aux termes de laquelle le consultant externe ne pourra pas utiliser le renseignement personnel à d’autres fins que la fourniture dudit service et devra détruire les renseignements personnels communiqués au plus tard à la fin de l’entente contractuelle.

Le CAE Memphrémagog ne vend pas de renseignements personnels à des tiers et ne permet pas à des tiers d’accéder aux renseignements personnels à moins que l’octroi de cet accès ne soit nécessaire pour remplir l’une des fins susmentionnées et que l’accès ou la communication sans le consentement des personnes concernées est autorisé ou imposé par une loi ou règlement.

Si vous continuez d’utiliser le Site Web du CAE Memphrémagog, si vous transmettez des renseignements personnels à un représentant autorisé du CAE Memphrémagog ou si vous communiquez des renseignements personnels en remplissant un formulaire fourni par le CAE Memphrémagog, vous consentez aux fins et communications des renseignements personnels sous-mentionnées et susmentionnées.

Le CAE Memphrémagog prend des mesures de protection physiques, technologiques, contractuelles et administratives adéquates pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, le Site Web est doté de certains mécanismes de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels, à savoir :

• Les renseignements personnels collectés sur le Site Web sont chiffrés au repos;
• Tous les transferts de renseignements personnels entre les différentes composantes du Site Web sont chiffrés; et
• Les fournisseurs de services informatiques du CAE Memphrémagog sont contractuellement tenus de respecter différentes obligations en matière de sécurité, qui impliquent notamment une validation périodique des pratiques et processus de sécurité et ainsi qu’une veille continue des composantes logicielles du Site Web et de leur mise à jour.

Tous les paramètres de confidentialité applicables à votre utilisation du Site Web offrent, par défaut, le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention de votre part.

Outre ces mesures, le CAE Memphrémagog prévoit également, entre autres :

• Une politique interne de gestion des accès pour ses employés.
• Selon cette politique, seuls nos employés pour lesquels il est nécessaire d’accéder aux renseignements personnels afin d’accomplir leurs fonctions peuvent y accéder;
• Une politique interne de protection des renseignements auxquels sont soumis les employés pour s’assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des renseignements personnels;
• Un registre des incidents de confidentialité, qui aide à inventorier les incidents, mineurs ou majeures, porte atteinte à vos renseignements personnels afin de s’assurer que ces incidents ne se reproduisent plus et d’identifier les mesures nécessaires
• Un calendrier de conservation des renseignements personnels, afin de s’assurer que les renseignements personnels sont détruits lorsqu’ils ne sont plus requis aux fins susmentionnées et que la loi n’exige plus leur conservation;
• Un plan de réponse aux incidents de confidentialité, qui permet à de répondre efficacement et rapidement aux atteintes à vos renseignements personnels;
• Une journalisation des accès à vos renseignements personnels; et
• Des formations annuelles aux membres de notre personnel.

Malgré ces différentes mesures, il reste néanmoins impossible pour le CAE Memphrémagog de garantir la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés.

Si vous suspectez que vos renseignements personnels conservés par le CAE Memphrémagog ont été compromis, veillez à communiquer à notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse électronique : info@caememphremagog.ca.

Le CAE Memphrémagog tient à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’une atteinte à vos renseignements personnels présentant un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, le CAE Memphrémagog prendra les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable.

Il appliquera également les mesures qui permettront de limiter les préjudices pouvant résulter de l’atteinte et qui permettront de limiter les chances que l’atteinte ne se reproduise.

Vous ou une personne habilitée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé pouvez formuler une demande d’accès à vos renseignements personnels en vous adressant directement à notre Responsable de la protection des renseignements personnels en remplissant le formulaire de demande d’accès et en le faisant parvenir à l’adresse courriel : info@caememphremagog.ca

Le Responsable de la protection des renseignements personnels vous accordera cet accès, sauf si :

• La loi empêche le CAE Memphrémagog d’accorder l’accès;
• Le CAE Memphrémagog possède un intérêt sérieux et légitime pour en refuser l’accès ; ou
• Accorder cet accès risque de nuire sérieusement à un tiers.

En principe, l’exercice du droit d’accès est gratuit. Toutefois, des frais raisonnables pourront être exigés au demandeur afin de compenser les coûts de transcription, de reproduction ou de transmission des renseignements personnels. Dans un tel cas, le demandeur sera avisé du montant des frais en question avant le traitement de sa demande.

Nous vous demandons de nous informer de tout changement pouvant affecter l’authenticité ou l’exactitude de vos renseignements personnels.

Vous ou une personne habilitée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé pouvez également adresser une demande de rectification de vos renseignements personnels.

Une telle demande vous permettra de corriger les renseignements personnels en notre possession si :

• Les renseignements personnels sont inexacts;
• Les renseignements personnels sont périmés;
• Les renseignements personnels sont équivoques;
• Les renseignements personnels sont incomplets; ou
• Les renseignements personnels ont été recueillis de façon injustifiée.

Alternativement, vous pouvez adresser une demande de rectification écrite demandant à notre Responsable de détruire les renseignements personnels périmés ou recueillis ou conservés de façon injustifiée en remplissant le formulaire de rectification et en le faisant parvenir à l’adresse courriel : info@caememphremagog.ca

Toute demande de destruction ou de correction doit s’adresser par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements en remplissant le formulaire de rectification et en le faisant parvenir à l’adresse courriel : info@caememphremagog.ca.

Sous réserve de vos engagements contractuels avec le CAE Memphrémagog et de la législation applicable, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (si elle s’applique à vous) vous permet de retirer votre consentement à certains usages ou communications de renseignements personnels.

Veuillez noter que l’exercice de ce droit peut affecter les services du CAE Memphrémagog à votre égard. À ce titre, si vous nous formulez cette demande, le CAE Memphrémagog identifiera et vous communiquera quelles seront les conséquences du retrait de consentement sur les services.

Toute demande d’accès ou de rectification doit s’adresser par écrit à notre Responsable de la protection des renseignements en remplissant le formulaire de retrait de consentement et en le faisant parvenir à l’adresse courriel : info@caememphremagog.ca.

La demande doit être suffisamment détaillée pour permettre au Responsable de la protection des renseignements personnels d’évaluer et de repérer les renseignements personnels visés par la demande. Surtout le demandeur doit s’assurer que le Responsable de la protection des renseignements personnels puisse le rejoindre pour qu’il puisse lui prêter assistance pour préciser sa demande, pour faciliter l’identification des renseignements personnels visés par la demande, et, surtout, pour communiquer l’acceptation ou le refus de sa demande le cas échéant.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels a le devoir de traiter ces demandes en 30 jours. Si la demande n’est pas traitée dans les délais, elle est réputée avoir été refusée.

Vous pouvez adresser une plainte quant à nos méthodes, pratiques et politiques de protection ou de gouvernance des renseignements personnels en communiquant directement à notre Responsable de la protection des renseignements personnels en remplissant le formulaire de plainte et en le faisant parvenir à l’adresse courriel : info@caememphremagog.ca.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels répondra à la plainte dans les 30 jours suivant sa réception.

Si la plainte est acceptée, un bref résumé des changements apportés à nos méthodes, pratiques et politiques de protection ou de gouvernance des renseignements personnels vous sera formulé.

Pour toute question sur l’un de vos droits, si vous désirez poser des questions au CAE Memphrémagog ou pour tous commentaires, veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse électronique : info@caememphremagog.ca.